Visitamos todos, não uma amostra
Ponto que ninguém visita é exatamente o que inventa a própria rotina. Passamos um turno em cada um, inclusive no mais distante e no que costuma ser deixado para depois.
O que fica
O que a rede passa a ter em cada endereço.
Checklist de abertura
A sequência do começo do dia numa folha presa à porta dos fundos.
Checklist de fechamento
O que precisa estar feito antes de apagar as luzes, com assinatura do responsável.
Folha de troca de turno
Caixa, estoque e avisos passados por escrito de um turno para o outro.
Roteiro de visita do supervisor
Os mesmos itens verificados em todos os pontos, na mesma ordem.
Folha de comparação
O retrato de como cada endereço fazia a mesma tarefa antes do padrão.
Roteiro de ponto novo
O passo a passo das duas primeiras semanas de um endereço recém-aberto.
Como comparamos
A diferença entre os pontos é o dado mais barato que existe
Numa rede, não é preciso inventar o jeito certo de trabalhar: em algum ponto ele já está funcionando. O trabalho é achar onde, entender por que e escrever de um jeito que caiba também nos outros.
Comparamos a mesma tarefa lado a lado
Abertura, fechamento, conferência de caixa, reposição e limpeza: a mesma tarefa descrita ponto por ponto, em colunas, na mesma folha. As diferenças saltam sem ninguém precisar apontar.
Perguntamos por que ficou assim
Quase toda variação tem motivo: um horário de entrega diferente, um equipamento que não existe naquela loja, um cliente que exige outra coisa. Ignorar o motivo é garantir que o padrão novo seja contornado.
Escrevemos a rotina com os encarregados
O padrão sai de uma reunião com quem abre e fecha as portas todo dia, e não da mesa da direção. Quando a rotina é escrita por quem a cumpre, ela sobrevive à segunda semana.
Relatos
O que destoava, o que fizemos, o que ficou na rede
Redes que passaram pelo trabalho, com autorização para publicar o caso.
| Rede | O que destoava | O que ficou |
|---|---|---|
| Academias de bairro | limpeza sem escala visível | Montamos o mapa semanal por área, com responsável do dia e conferência no fim do turno. |
| Rede de farmácias de manipulação | visita do supervisor sem roteiro | Escrevemos o roteiro de visita em uma folha, com os mesmos itens checados em todos os pontos. |
| Lojas de conveniência | fechamento demorando uma hora | Separamos o que pode ser feito durante o dia e o que só cabe no fechamento, em duas listas. |
| Rede de papelarias | ponto novo aberto sem roteiro | Deixamos escrito o passo a passo das primeiras duas semanas de uma loja nova, com responsáveis. |
Comece pelo ponto que mais destoa dos outros
Uma visita a dois endereços já mostra por que a mesma tarefa leva o dobro do tempo num deles. A partir daí combinamos o que vale comparar na rede inteira.